様々なタスクリストを試してきた結果、専用のタスクリスト管理ツールは使わずに、タスク管理はGoogleカレンダーのスケジュール管理に統一するようになり3年経ちました。この方法が最もスッキリしました。
Googleカレンダーでタスク管理をする具体的方法
タスクが発生したときに、Googleカレンダーへすぐにタスクをスケジュールとして追加します。
今回、折り畳み傘が古くなり壊れそうになってきたため「折り畳み傘を買う」というタスクが発生しました。
そろそろ傘を買いたいというので、緊急のタスクではなく、街へ買い物に出掛ける日についでに「折り畳み傘を買う」タイミングでタスクを実行すると考えます。
Googleカレンダーのスケジュールを確認して、買い物に出掛ける時間がある日を探します。次の日曜日だった場合は、日曜日に終日の予定として「折り畳み傘を買う」スケジュールを追加します。
これが基本のGoogleカレンダーにタスクを追加する方法です。
いつやるか検討がついていないタスクの追加
Googleカレンダーへ追加するためには、何月何日に実行するのかを決めないとタスクを追加することができません。いつやるか検討がつけられていないタスクの場合、そもそもタスクの追加自体ができないということが起こりますね。
その問題には追加ルールを決めています。
15分以内に終わるタスクが発生した場合、今日のスケジュールが空いていれば、今日に終日のスケジュールとしてタスクを追加します。
今日が空いていなければ、明日。明日がダメなら明後日。と、1番早く入れられる日に入れます。
1時間以上かかるタスクは、次の土日の予定やタスクの数が少ない方に終日のスケジュールとして追加します。どちらか悩むことはなく、とにかくすぐに追加することがコツです。
毎晩スケジュールとタスクをまとめて見直しする
毎晩スケジュールの把握をするために、明日〜今週末のGoogleカレンダーの予定確認に5〜10分は時間を取ることにしています。このタイミングではスケジュール通りでタスクが実行可能か？可能ではないなら、スケジュールと照らし合わせて、直近で可能な日にタスクを移動します。
この繰り返しです。
いつまでも終わらないタスクが発生！？
慣れてくると、いくつかのタスクが後回しになりひたすら日付の移動を繰り返すということが発生しました。そこで、よくよくそのタスクを見直すと、できればやりたい事で別にやらなくてもいいレベルの事がほとんどだと気づいたのです。
やる日を伸ばし続けているタスクに気づいたタイミングで、本当にやるべきなのか？重要なのか？必要ないのでは？と自分に問いかけ、不要という結論ならカレンダーから潔く削除します。
もし、本当にやりたい事、やるべき事なのにまとまった時間が足りずにできないという理由でできていないタスクなら、1カ月〜6カ月という中長期でスケジュール調整をして、しっかり予定を立てて実行計画を立てます。そのままにしていたのでは一生できないままです。
Googleカレンダーでタスク管理するメリット
タスクを作るときに、いつやるタスクなのか？いつできるタスクなのか？をカレンダーの予定と照らし合わせながら調整できます。スケジュールが既に詰まり過ぎているということは、タスクをこなす時間もないことに事前に気づくことができます。
私のように元々Googleカレンダーを毎晩毎朝見る習慣がすでにあるケースでは、いままでの習慣の延長上にあるため、受け入れやすいです。
Googleカレンダーでタスク管理するデメリット
数ヶ月先のタスクを忘れてしまいますね。正直私は忘れていて困ったことはありません。やるべきときにタスクがスケジュールに入っているため、勝手にGoogleカレンダーが思い出させてくれます。
念のため月末に、これから先の「3カ月間の予定とタスクの確認」というタスクを入れておくと安心です。
今まで実際に利用したタスク管理ツール
・Trello
・backlog
・todoist
・Remember the milk
これらどのタスクリストも1年を超えて利用することはなく、途中で開くこともしなくなってしまいました。私には継続できなかったのです。もう名前も覚えていませんが、10年の間にあと2〜3種類はタスク管理ツールを利用してきました。
しかしながら、Googleカレンダーにタスクを追加するという方法をとるようになり、タスク管理もGoogleカレンダーへ1本化することで、余裕で1年を超え3年も継続できています。Googleカレンダーを使ったスケジュール管理を10年以上使っているおかげでもあります。
念のためですが、GoogleのTodoリストではなく、Googleカレンダーに予定としてタスクを追加する方法です。きっとこの方法がベストでしょう！
なぜタスク管理ツールに挫折したのか？
タスク（Todo）管理ツールを使うことに挫折した原因はなんだったのでしょうか？タスクが増え続けて減らなくなり、タスクに追われる日々になっていました。よって次第にタスクリストを見るのも嫌になってしまったのです。
タスク管理ツールを開いたらウンザリという状況が続けられなくなり、挫折してしまったんですね。
そりゃタスクが溜まっていくんです。ずっとずっとタスクが増え続けますから。もうタスクリストを開くことすらストレスに感じていました。
これからもGoogleカレンダーでタスク管理を継続！
1年を超え、3年も続けられているタスク管理方法は、Googleカレンダーに1本化するという方法だけですし、習慣化して利用できています。
私は今後もこのGoogleカレンダーでタスク管理を1本化する方法を続けていきます。